Длъжностната характеристика е един от онези документи, които много служители подписват при постъпване на работа и след това рядко поглеждат отново.

Трудовият договор получава повече внимание – проверяваме заплатата, срока за изпитване, работното време, отпуската. Длъжностната характеристика обаче често остава на заден план.

А не би трябвало.

В разговорите ми с клиенти все по-често се появява една и съща тема: реалната професионална роля на човека вече няма много общо с длъжността, на която той официално е назначен.

Човекът е започнал като асистент, но от години управлява процеси.

Назначен е като специалист, но вече ръководи хора.

Започнал е в административна роля, а постепенно е поел бюджет, клиенти, проекти и управленска отговорност.

Заплатата му междувременно е увеличавана няколко пъти.

Само че длъжността не е променена.

Длъжностната характеристика – също.

И в един момент се оказва, че кариерата е продължила напред, а документите са останали няколко години назад.

Това не е просто административен детайл.

То може да има значение за начина, по който професионалният ви опит може да бъде установен и представен впоследствие.

Длъжностната характеристика не е просто списък със задачи

Нека започнем от основното.

При постъпването на работа работодателят и служителят не договарят само заплата.

Те договарят трудова функция – работата, която служителят ще изпълнява.

Затова има значение каква длъжност е записана в трудовия договор и как тази длъжност е описана в длъжностната характеристика.

Добрата длъжностна характеристика дава яснота поне за:

• наименованието на длъжността;
• мястото ѝ в организационната структура;
• непосредствения ръководител;
• основната цел на позицията;
• функциите и отговорностите;
• нивото на самостоятелност;
• изискванията за образование и квалификация;
• необходимия професионален опит;
• специфичните знания и компетентности.

Затова тя има значение и за двете страни.

За работодателя – защото определя какво очаква от служителя.

За служителя – защото показва за каква работа всъщност е нает и каква професионална роля изпълнява.

Какво се случва, когато реалната работа се промени?

Тук започва по-интересната част.

Професионалните роли рядко остават абсолютно непроменени.

Служителят натрупва знания и опит. Получава повече доверие. Започва да поема нови задачи. След това – цели процеси. Понякога започва да обучава нови колеги. След време получава екип.

Това е естествено професионално развитие.

Проблемът възниква, когато промяната стане съществена и трайна, но документите не я последват.

Да вземем един съвсем реалистичен пример.

Човек започва работа като Office Assistant.

Първоначално организира срещи, обработва документи, комуникира с доставчици и подпомага административно екипа.

След време започва да координира цялата офис дейност.

После му се поверява бюджет.

Започва да участва в подбор.

Назначават се още двама души, които се отчитат на него.

Вече разпределя задачи, контролира изпълнението, управлява доставчици, следи разходи и носи отговорност за цял административен процес.

Реалната роля вече прилича много повече на Office Manager или Administration Manager.

Заплатата също е увеличена.

Но в трудовите документи продължава да пише:

Office Assistant.

И тук си струва да зададем въпроса:

Каква е професионалната история на този човек – тази, която реално е преживял, или тази, която документите показват?

Увеличението на заплатата не променя автоматично длъжността

Това е една от най-честите ситуации, които наблюдавам.

Служителят получава повишение.

Подписва допълнително споразумение.

Проверява новата заплата.

Всичко изглежда наред.

Но допълнителното споразумение променя единствено възнаграждението.

Длъжността остава същата.

Ако реално е променена само заплатата – няма проблем.

Но ако заедно със заплатата са се променили съществено нивото на позицията, характерът на работата, отговорностите и мястото в организационната структура, тогава вече има смисъл да проверите дали документите ви отразяват тази промяна.

Защото:

по-висока заплата ≠ автоматично по-висока длъжност.

И:

повече отговорности ≠ автоматично документално признато професионално развитие.

А какво общо има кодът по НКПД?

Още един елемент, който повечето служители никога не проверяват, е кодът на длъжността по Националната класификация на професиите и длъжностите – НКПД.

За много хора това е просто поредица от цифри, която интересува единствено HR или счетоводството.

Но кодът не съществува изолирано.

Той е част от формализирането на длъжността.

Затова при едно добре структурирано трудово правоотношение трябва да има логическа връзка между:

реално изпълнявана работа → длъжност → код по НКПД → длъжностна характеристика.

Не е необходимо служителят да познава НКПД в детайли.

Но е напълно разумно да знае:

На каква длъжност съм назначен?

Какъв е кодът ѝ по НКПД?

Отговаря ли тази длъжност на работата, която реално извършвам?

Общ трудов стаж и професионален опит – една важна разлика

Тук стигаме до тема, която често създава объркване.

Общият трудов стаж и професионалният опит не са едно и също понятие.

Представете си човек с 15 години трудов стаж.

Това означава, че той има значителна трудова история.

Но ако кандидатства за позиция, за която работодателят търси:

„минимум 5 години професионален опит в управлението на екип“

въпросът вече не е колко години общо е работил.

Въпросът е:

Колко години може да докаже като релевантен управленски професионален опит?

Това е съществена разлика.

Човек може да има:

15 години общ трудов стаж,

но само:

4 години професионален опит в конкретната област

или:

3 години управленски опит.

Затова при кариерното развитие е важно да не следим само колко години работим, а какъв професионален опит натрупваме и как той е отразен в документите ни.

Има и трета величина: стажът и професионалният опит за „клас“

Тук темата става още по-интересна.

В практиката често се смесват три различни неща:

1. Общ трудов стаж

Колко е общият установен трудов стаж на човека.

2. Професионален / релевантен опит

Какъв опит има човекът в конкретна професионална област, длъжност или ниво на отговорност.

3. Трудов стаж и професионален опит, признат за допълнително трудово възнаграждение

Това е стажът и професионалният опит, който се отчита при определяне на допълнителното възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит – популярният „клас“.

Тези три величини могат да бъдат различни.

И точно затова е добре при постъпване на работа човек да разбира не само:

„Колко години стаж имам?“

а и:

„Какъв мой предходен опит работодателят признава и за каква цел?“

Защо всичко това може да стане важно при следващата работа?

Докато сте при настоящия си работодател, разминаването между официалната длъжност и реалната работа може изобщо да не ви притеснява.

Всички знаят какво правите.

Ръководителят ви познава.

Колегите знаят какви отговорности имате.

Заплатата ви съответства на нивото.

Проблемът може да се появи, когато излезете извън тази организация.

Тогава новият работодател не разполага с вътрешния контекст.

В CV-то пишете:

Operations Manager – 5 години.

Но как е оформено трудовото ви правоотношение през тези пет години?

Ако официално сте заемали съвсем различна длъжност, може да се наложи да обяснявате и доказвате как се е развивала реалната ви роля.

В някои професии и процедури това може да бъде много по-съществено, особено когато има формално изискване за определен професионален опит, стаж по специалността или управленски опит.

LinkedIn профилът не е трудов документ

Това също е важно.

Можем да актуализираме LinkedIn профила си за две минути.

Можем да напишем Senior, Lead, Head или Manager.

Можем да опишем реалните си отговорности прекрасно.

Същото можем да направим и в CV-то.

Това е напълно нормално, когато описваме реално извършваната работа.

Но нито LinkedIn профилът, нито CV-то заменят документите, удостоверяващи трудовата ни история, когато се налага формалното ѝ доказване.

Затова има значение официалните документи да не изостават трайно от реалната кариера.

Какво да проверите, когато получите повишение?

Когато ви предложат promotion, първият въпрос обикновено е:

„Колко ще бъде новата ми заплата?“

Разбираемо.

Но бих добавила още няколко.

1. Променя ли се официалната ми длъжност?

Ако реално преминавате на друго професионално или йерархично ниво, проверете как това ще бъде оформено.

2. Какъв ще бъде кодът на новата длъжност по НКПД?

Особено ако промяната е значителна.

3. Ще получа ли актуализирана длъжностна характеристика?

Новата позиция предполага нови функции и отговорности.

4. Отразени ли са управленските ми функции?

Ако вече управлявате хора, бюджет, процес или функция, добре е документите ви да отразяват действителната роля.

5. Как ще бъде отразен професионалният ми опит?

Особено ако тази стъпка е важна за бъдещото ви кариерно развитие.

А какво да проверите при започване на нова работа?

Същият принцип важи още преди първия работен ден.

По време на интервюто може да сте обсъждали една позиция, но преди да подпишете документите, проверете какво действително е записано в тях.

Погледнете:

• точното наименование на длъжността;
• кода по НКПД;
• длъжностната характеристика;
• основните функции;
• нивото на отговорност;
• на кого се отчита позицията;
• изискванията за образование и квалификация;
• изискванията за професионален опит;
• какъв ваш предходен стаж и професионален опит е признат;
• възнаграждението и постоянните допълнителни възнаграждения.

Ако на интервюто сте говорили за едно, а документите описват съществено различна роля, моментът да попитате е преди да подпишете.

Това не е призив да спорим с HR за всяка дума

Важно е да направя и това уточнение.

Целта не е служителят да превърне всеки документ в юридически спор.

Нито всяка нова задача означава нова длъжност.

Нито всяко увеличение на заплатата трябва да води до нов код по НКПД.

Работата естествено се развива. Отговорностите се променят. Организациите също.

Въпросът е за съществените и трайните промени.

Ако преди сте изпълнявали задачи, а сега управлявате хора;

ако преди сте подпомагали процес, а сега носите отговорност за него;

ако преди сте били individual contributor, а сега сте ръководител;

ако реално сте преминали в друга професионална област;

тогава има основание да проверите дали формалната ви длъжност продължава да описва реалността.

Не чакайте последния си работен ден

Една от най-неприятните ситуации е човек да установи разминаването едва когато напуска.

Тогава започва:

„Но аз от три години съм мениджър.“

„Всички знаят, че управлявах този екип.“

„Имам го в имейлите.“

„В LinkedIn съм го написал.“

„Заплатата ми беше мениджърска.“

Възможно е всичко това да е вярно.

Но много по-лесно е професионалното развитие да бъде оформяно тогава, когато реално се случва, а не да бъде реконструирано години по-късно.

Принцип на прозрачност

Според мен всеки служител трябва да може във всеки момент от трудовото си правоотношение да отговори ясно на няколко прости въпроса:

На каква длъжност съм назначен/а?

Какъв е кодът на длъжността ми по НКПД?

Какво реално се очаква да изпълнявам?

Какви са изискванията за заемане на длъжността?

Колко общ трудов стаж имам според официалните ми документи?

Какъв професионален опит съм натрупал/а в конкретната област?

Какъв трудов стаж и професионален опит ми е признат за допълнително възнаграждение?

Отразява ли официалната ми длъжност реалното ниво на работа и отговорност, което имам днес?

Ако не знаете отговора на някой от тези въпроси, това не означава автоматично, че работодателят ви прави нещо неправилно.

Но е достатъчно добра причина да попитате.

Защото трудовият договор, длъжностната характеристика, кодът по НКПД и документите, които оформят последващите промени в правоотношението, не са просто административната страна на работата.

Те са част от официалната следа на професионалното ви развитие.

И ако кариерата ви върви напред, има смисъл от време на време да проверявате дали документите ви вървят заедно с нея.

Материалът има информационен характер и не представлява индивидуална правна консултация. При конкретен трудовоправен казус е препоръчителна консултация със специалист по трудово право.